فراتر از حسابرسی: نقش بینش‌های انسانی در مورد حسابرسی تخلفات مالی چیست؟

داستانی افسانه‌ای از یک حسابرس در شهری کوچک وجود دارد که زمانی یک حلقه اختلاس بزرگ را کشف کرد - نه از طریق صفحات گسترده، بلکه به این دلیل که کسی مدام مارک قهوه مورد علاقه‌اش را در اتاق استراحت جور نمی‌کرد. خنده‌دار است که چگونه جزئیات کوچک می‌توانند تخلفات مالی پیچیده را آشکار کنند. اکثر افراد تصور می‌کنند که تحقیقات کلاهبرداری در مورد ردیابی افراد شرور در داده‌ها است، اما پیشرفت واقعی اغلب با هوشیار ماندن نسبت به سرنخ‌های ظریف و بسیار انسانی آغاز می‌شود. در جهانی که اعتبار یک شبه تغییر می‌کند، شناخت افراد، نه فقط مدارک، بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد.

استقلال: سنگ بنای ناگفته یک تیم تحقیقاتی مستحکم

وقتی صحبت از بررسی تخلفات مالی می‌شود، استقلال نه تنها یک روش برتر است، بلکه پایه و اساسی است که از هر نتیجه معتبری پشتیبانی می‌کند. یک تیم تحقیق باید عاری از تضاد منافع باشد تا بی‌طرفی تضمین شود. این اصل در تئوری ساده است، اما در عمل، اغلب تحت الشعاع جستجوی تخصص فنی یا اعتبارنامه‌های چشمگیر قرار می‌گیرد. با این حال، تحقیقات نشان می‌دهد که بی‌طرفی در تیم، در ایجاد اعتماد در فرآیند تحقیقات داخلی ، بیش از هر صلاحیتی اهمیت دارد .

چرا بی‌طرفی تیم از اعتبارنامه‌ها مهم‌تر است؟

اعتبارنامه‌ها درها را باز می‌کنند، اما بی‌طرفی آنها را باز نگه می‌دارد. یک تیم تحقیقاتی که با بخش تحت بررسی ارتباط دارد یا روابط قبلی با بازیگران کلیدی دارد، کل تحقیقات تقلب را به خطر می‌اندازد . ذینفعان - چه کارمندان، چه نهادهای نظارتی یا هیئت مدیره - باید به بی‌طرفی تیم اعتقاد داشته باشند. استقلال چیزی است که سوءظن را به اثبات تبدیل می‌کند و تضمین می‌کند که یافته‌ها مورد احترام و قابل اجرا هستند.

تشکیل یک تیم تحقیقاتی چند رشته‌ای

تحقیقات مؤثر در مورد تخلفات مالی به بیش از یک مجموعه مهارت نیاز دارد. بهترین شیوه‌ها بر اهمیت گرد هم آوردن یک تیم چندرشته‌ای تأکید دارند. این به معنای شامل موارد زیر است:

• متخصصان فناوری اطلاعات که می‌توانند ردپای دیجیتال را ردیابی کرده و شواهد الکترونیکی را ایمن کنند
• حسابداران قانونی ماهر در شناسایی بی‌نظمی‌ها در سوابق مالی
• مشاور حقوقی برای اطمینان از انطباق با قوانین و محافظت از امتیازات
• حتی شکاکِ بخش - کسی که فرضیات را زیر سوال می‌برد و تناقضاتی را که دیگران ممکن است از دست بدهند، تشخیص می‌دهد

تحقیقات نشان می‌دهد که چنین تنوعی نه تنها کیفیت تحقیقات داخلی را بهبود می‌بخشد ، بلکه توانایی تیم را در تشخیص الگوهای ظریف کلاهبرداری که یک گروه تک رشته‌ای ممکن است از آنها غافل شود، تقویت می‌کند.

 

وقتی دیدگاه بیرونی همه چیز را تغییر می‌دهد

یک درس واقعی در مورد ارزش نگاه‌های تازه وجود دارد. در یک تحقیق، یک تازه وارد به تیم مالی متوجه الگویی شد که دیگران از آن غافل بودند: یک کارمند باتجربه بی‌سروصدا جزئیات بانکی فروشنده را تغییر می‌داد. فقدان روابط و فرضیات قبلی فرد خارجی به او اجازه داد تا آنچه را که دیگران بدیهی می‌دانستند، زیر سوال ببرد. این منجر به کشف یک مسئله گسترده‌تر شد - تفکیک ضعیف وظایف و عدم وجود اختیارات دوگانه. شرکت با تشدید کنترل‌ها به این موضوع پاسخ داد و خطر تکرار را کاهش داد. این یادآوری است که گاهی اوقات، فردی که کمترین نفوذ را در فرهنگ دارد، بهترین موقعیت را برای دیدن حقیقت دارد.

تشخیص و مقابله با سوگیری‌های طبیعی

هیچ‌کس از تعصب مصون نیست. حتی باتجربه‌ترین متخصصان تحقیقات تقلب نیز می‌توانند طعمه فرضیات یا تفکر گروهی شوند. به همین دلیل است که برای هر تیم تحقیقاتی بسیار مهم است که به طور فعال به دنبال تعصبات خود باشد و آنها را به چالش بکشد . تکنیک‌هایی مانند چرخش اعضای تیم، دعوت از بررسی‌کنندگان خارجی یا انجام بررسی‌های کورکورانه شواهد می‌تواند به مقابله با این گرایش‌ها کمک کند. هدف این است که اطمینان حاصل شود که هر یافته‌ای مبتنی بر حقایق است، نه بر اساس پیش‌فرض‌ها یا سیاست‌های داخلی.

استقلال و بی‌طرفی فقط ایده‌آل نیستند - بلکه برای هر تیم تحقیقاتی که وظیفه ریشه‌کن کردن سوءرفتار مالی را بر عهده دارد، ضروریات عملی هستند . یک تیم چندرشته‌ای و بی‌طرف، برای ارائه نتایج معتبر و عملی که هم از سازمان و هم از افراد آن محافظت می‌کند، مجهزتر است.

 

جمع‌آوری شواهد: زنجیره حضانت فقط برای سریال‌های تلویزیونی نیست

در دنیای تحقیقات کلاهبرداری ، این نمایش فقط در تلویزیون اتفاق نمی‌افتد. پرونده‌های واقعی به فرآیند دقیق جمع‌آوری شواهد و حفظ بی‌چون و چرای زنجیره‌ی نگهداری وابسته هستند . اینها فقط کلمات کلیشه‌ای نیستند - بلکه ستون فقرات هر تحقیق داخلی معتبری هستند.

ایمن‌سازی فوری سوابق - قبل از شروع شایعات

زمان‌بندی همه چیز است. به محض اینکه سوءظن به سوءرفتار مالی ایجاد شود، متخصصان باید سریعاً برای ایمن‌سازی تمام سوابق مربوطه اقدام کنند. تأخیر می‌تواند منجر به دستکاری، حذف تصادفی یا حتی تخریب عمدی شواهد شود. ایمیل‌ها، گزارش‌های سیستم حسابداری، رسیدها و اسناد مربوط به سیاست‌ها باید قبل از پخش شدن خبر و شروع شایعات، قفل شوند. تحقیقات نشان می‌دهد که اقدام فوری، یکپارچگی تحقیقات را حفظ کرده و از منافع سازمان محافظت می‌کند.

هنر نادیده گرفته شده‌ی حفظ شواهد دیجیتال

اسناد فیزیکی تنها نیمی از داستان هستند. در چشم‌انداز دیجیتال امروز، حفظ شواهد به معنای دانستن دقیق محل قرارگیری نسخه‌های پشتیبان دیجیتال و نحوه ایمن‌سازی آنها است. نادیده گرفتن فضای ذخیره‌سازی ابری، ایمیل‌های بایگانی شده یا حتی گزارش‌های چت آسان است . با این حال، این اثر انگشت‌های دیجیتال اغلب واضح‌ترین تصویر از آنچه واقعاً اتفاق افتاده است را ارائه می‌دهند. مطالعات نشان می‌دهد سازمان‌هایی که پروتکل‌های شواهد دیجیتال قوی دارند، برای مقاومت در برابر بررسی‌های قانونی و بررسی‌های نظارتی مجهزتر هستند.

داستان‌های ترسناک زنجیره حضانت: گم شدن فلش مموری و پرونده‌ای تقریباً گمشده

زنجیره‌ی حضانت فقط یک تشریفات رویه‌ای نیست - بلکه یک ضمانت قانونی است. داستان‌های بی‌شماری از تحقیقات وجود دارد که تنها با یک اشتباه از مسیر خود خارج شده‌اند: یک درایو USB گم‌شده، یک لپ‌تاپ بدون ثبت اطلاعات، یا یک پاکت‌نامه‌ی بدون مهر و موم. هر گسست در این زنجیره، صحت شواهد را زیر سوال می‌برد. حفظ یک مسیر روشن و مستند از اینکه چه کسی، چه زمانی و چرا به چه چیزی دسترسی داشته است، ضروری است. بدون این، حتی محکم‌ترین شواهد نیز می‌توانند قدرت خود را در دادگاه از دست بدهند.

شواهد مستند مورد توجه قرار می‌گیرند

شواهد مستند ، قهرمان گمنام هر تحقیق در مورد کلاهبرداری است . رسیدها، ایمیل‌ها، گزارش‌های حسابرسی و سوابق دسترسی، نقشه دقیقی از اقدامات و تصمیمات را تشکیل می‌دهند. این اسناد اغلب تنها راه برای بازسازی رویدادها و اثبات نیت هستند. متخصصان باید با هر قطعه از شواهد مستند به عنوان یک عامل بالقوه محوری برخورد کنند. حتی یک ایمیل نادیده گرفته شده یا یک سیاست امضا نشده می‌تواند نتیجه کل یک پرونده را تغییر دهد.

• شواهد فیزیکی: قراردادها، رسیدها، یادداشت‌های دست‌نویس
• شواهد دیجیتال: ایمیل‌ها، لاگ‌های سیستم، فایل‌های پشتیبان، تاریخچه چت‌ها
• گزارش‌های زنجیره نگهداری: سوابق دقیق از نحوه‌ی رسیدگی و ذخیره‌سازی شواهد

صحیح شواهد ، اساس هرگونه تحقیقات داخلی است. حفظ زنجیره‌ی نگهداری، تضمین می‌کند که شواهد در دادگاه قابل قبول و در مراحل انضباطی معتبر باقی می‌مانند. هر مرحله، از جمع‌آوری اولیه تا گزارش نهایی، باید با این درک انجام شود که هر چیزی می‌تواند محوری شود. در نهایت، فقط یافتن حقیقت مهم نیست - بلکه توانایی اثبات آن نیز مهم است.

 

تبدیل سوءظن‌ها به راه‌حل‌ها: چارچوب‌ها، مصاحبه‌ها و گزارش صادقانه

بررسی تخلفات مالی به چیزی بیش از یک رویکرد چک لیست نیاز دارد. این کار به ترکیبی از چارچوب‌های ساختاریافته، مصاحبه‌های ماهرانه و گزارش‌دهی شفاف نیاز دارد. متخصصان می‌دانند که سوءظن‌ها به تنهایی مشکلات را حل نمی‌کنند - تبدیل این سوءظن‌ها به راه‌حل‌های عملی، چالش واقعی است.

به کارگیری چارچوب مثلث تقلب: کاوش در لایه‌های زیرین

یکی از مؤثرترین ابزارها در هر طرح تحقیقی ، چارچوب مثلث تقلب است . این مدل، تخلفات را به سه عنصر تقسیم می‌کند: فشار ، فرصت و توجیه . با بررسی این عوامل، بازرسان می‌توانند فراتر از شناسایی صرف آنچه اتفاق افتاده، به درک چرایی وقوع آن بپردازند. تحقیقات نشان می‌دهد که این رویکرد برای کشف علل ریشه‌ای و شناسایی نقاط ضعف در کنترل‌ها، به جای تمرکز صرف بر خود عمل، ضروری است.

برای مثال، فشار ممکن است ناشی از استرس مالی شخصی باشد، فرصت می‌تواند از کنترل‌های داخلی ضعیف ناشی شود، و توجیه اغلب شامل توجیه رفتار غیراخلاقی است. با استفاده از این چارچوب، متخصصان می‌توانند استراتژی‌های پیشگیری از کلاهبرداری خود را برای رسیدگی به آسیب‌پذیری‌ها در هر سطح تنظیم کنند.

انجام مصاحبه‌ها: ایجاد فضایی برای گفتگوی صادقانه

گام بعدی در هر طرح تحقیق مؤثر، انجام مصاحبه است . هدف بازجویی نیست، بلکه تشویق کارکنان به اشتراک‌گذاری آشکار دیدگاه‌هایشان است. سوالات باز و غیر اتهامی به کشف زمینه و انگیزه‌ها کمک می‌کنند، نه اینکه فقط سوءظن‌ها را تأیید کنند. مطالعات نشان می‌دهد وقتی کارمندان احساس احترام و امنیت می‌کنند، احتمال بیشتری دارد که بینش‌های ارزشمندی ارائه دهند که در غیر این صورت ممکن است پنهان بمانند.

رازداری کلید اصلی است . مصاحبه‌ها باید با احتیاط انجام شوند و اطمینان حاصل شود که کارکنان احساس نمی‌کنند که هدف قرار گرفته‌اند یا در معرض خطر هستند. این تعادل بین شفافیت و رازداری - پارادوکس گزارش‌دهی - می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما برای جمع‌آوری اطلاعات واقعی و حفظ اعتماد در طول فرآیند ضروری است.

گزارش یافته‌ها: درس‌ها، نه فقط سرزنش

شفاف و صادقانه یافته‌ها ، جایی است که تحقیقات به تغییر واقعی تبدیل می‌شوند. تمرکز باید روی درس‌های آموخته‌شده و بهبودهای کنترلی باشد، نه صرفاً سرزنش کردن. مستندسازی باید کامل، بی‌طرفانه و قابل اجرا باشد. این رویکرد نه تنها از حاکمیت شرکتی پشتیبانی می‌کند، بلکه تلاش‌های آینده برای پیشگیری از کلاهبرداری را نیز تقویت می‌کند .

تحقیقات تأکید می‌کند که مصاحبه‌های باکیفیت و گزارش‌دهی شفاف، همان چیزی است که نتایج تحقیقات را به اقدامات معنادار تبدیل می‌کند. توصیه‌ها باید هم نیازهای انضباطی یا قانونی فوری و هم اصلاحات فرآیند بلندمدت را در نظر بگیرند.

سناریوی واقعی: از سوء رفتار تا اصلاحات معنادار

مورد یک مسئول مالی را در نظر بگیرید که جزئیات بانکی فروشنده را برای تأیید پرداخت‌های غیرمجاز تغییر داده بود. تحقیقات، که توسط چارچوب مثلث تقلب هدایت می‌شد ، نشان داد که مشکل اصلی، تفکیک ضعیف وظایف و فقدان مجوز دوگانه بوده است. سازمان به جای متوقف شدن در متهم کردن افراد، از این یافته‌ها برای پیاده‌سازی بررسی‌های مبتنی بر سیستم و محدود کردن حقوق دسترسی استفاده کرد. در نتیجه، خطر تکرار این تخلف به طور قابل توجهی کاهش یافت.

این مثال نشان می‌دهد که چگونه یک رویکرد ساختاریافته - ترکیبی از چارچوب‌ها، مصاحبه‌های ماهرانه و گزارش‌دهی اخلاقی - می‌تواند سوءظن‌ها را به راه‌حل‌هایی تبدیل کند که کل سازمان را تقویت می‌کند.

 

کارت‌های سرنوشت‌ساز: آنچه کارآگاهان تلویزیونی همیشه از دست می‌دهند (و چرا اخلاق اهمیت دارد)

وقتی صحبت از بررسی تخلفات مالی می‌شود، روند کار به ندرت به اندازه آنچه در تلویزیون به تصویر کشیده می‌شود، دراماتیک یا واضح است. کارآگاهان تلویزیونی سرنخ‌ها را تعقیب می‌کنند، با مظنونین روبرو می‌شوند و در کمتر از یک ساعت به یک نتیجه رضایت‌بخش می‌رسند. در واقعیت، عوامل ناشناخته همیشه در اعداد یا مظنونین آشکار پنهان نیستند. در عوض، داستان واقعی در ملاحظات اخلاقی، فرهنگ سازمان و نشانه‌های ظریفی آشکار می‌شود که فقط یک تحقیق واقعاً مستقل می‌تواند آنها را آشکار کند.

یکی از مهم‌ترین تمایزات بین یک تحقیق واقعی و یک تعقیب و گریز، تعهد به ملاحظات اخلاقی است . تحقیقات هرگز نباید در مورد سرزنش یا انتقام باشد. در عوض، آنها در مورد کشف حقیقت و یادگیری از آن هستند. حفظ استقلال و بی‌طرفی ضروری است - وقتی تیم تحقیق عاری از تضاد منافع باشد، این فرآیند اعتبار پیدا می‌کند و یافته‌ها بیشتر مورد اعتماد همه ذینفعان قرار می‌گیرند. تحقیقات نشان می‌دهد که استقلال اخلاقی فقط یک روش برتر نیست؛ بلکه پایه و اساس پاسخگویی مؤثر حاکمیت و پیشگیری از کلاهبرداری در درازمدت است .

جنبه‌ی دیگری که سریال‌های تلویزیونی اغلب نادیده می‌گیرند، اهمیت فرهنگ سازمانی است. یک برنامه‌ی قویِ انطباق با قوانین ، فقط مجموعه‌ای از سیاست‌ها نیست؛ بلکه بخشی زنده و پویا از سازمان است که کارمندان را تشویق می‌کند تا وقتی چیزی خلاف قانون به نظر می‌رسد، آن را بیان کنند. در بسیاری از موارد، یک افشاگر - کسی که به اندازه‌ی کافی احساس امنیت می‌کند تا نگرانی خود را مطرح کند - می‌تواند حتی از پیچیده‌ترین حسابرسی‌های قانونی نیز ارزشمندتر باشد. مطالعات نشان می‌دهد سازمان‌هایی که فرهنگ قویِ افشاگری دارند، تقلب را زودتر تشخیص می‌دهند و ضررها را کاهش می‌دهند. حمایت از این فرهنگ نه تنها به معنای داشتن کانال‌های گزارش‌دهی شفاف است، بلکه به معنای تضمین محافظت و احترام به کسانی است که افشاگری می‌کنند.

یک سناریوی فرضی را در نظر بگیرید: اگر شرلوک هولمز دفاتر شرکت شما را حسابرسی می‌کرد، واقعاً چه چیزی پیدا می‌کرد؟ هولمز فقط به دنبال ردپاهای کاغذی یا بازجویی از مظنونین همیشگی نمی‌رفت. او به دنبال تناقضات در فرآیندها، شکاف‌های کنترلی و نشانه‌های فشار یا توجیه در بین کارکنان می‌گشت. او سوالاتی می‌پرسید که فراتر از اعداد بودند: چرا این کنترل نادیده گرفته شد؟ چه کسی این فرصت را داشت و چه چیزی آنها را انگیزه می‌داد؟ هولمز تشخیص می‌داد که علل ریشه‌ای سوء رفتارهای مالی اغلب در حاکمیت ضعیف، تفکیک ضعیف وظایف یا فرهنگی نهفته است که مانع شفافیت می‌شود.

تحقیقات دنیای واقعی، همانطور که در راهنمایی‌های حرفه‌ای اخیر برجسته شده است، به چیزی بیش از تخصص فنی نیاز دارند. آنها نیازمند رویکردی چند رشته‌ای، حفظ فوری شواهد و چارچوب‌های ساختاریافته مانند مثلث تقلب برای درک علل اساسی هستند. اما مهمتر از همه، آنها به تعهد به استانداردهای اخلاقی نیاز دارند. هنگامی که سازمان‌ها از این استانداردها حمایت می‌کنند، تحقیقات به ابزاری برای حقیقت و یادگیری تبدیل می‌شوند - نه ابزار سرزنش. درس‌های آموخته شده بسیار فراتر از دستگیری یک مجرم واحد هستند. آنها باعث بهبود کنترل‌ها، تقویت پاسخگویی و تقویت توانایی سازمان برای جلوگیری از سوء رفتارهای آینده می‌شوند.

در نتیجه، عوامل پیش‌بینی‌نشده در تحقیقات مالی به ندرت آن چیزی هستند که در تلویزیون به نظر می‌رسند. ارزش واقعی در استقلال اخلاقی، فرهنگی که مردم را به ابراز عقیده تشویق می‌کند و تمرکز بر یادگیری سازمانی نهفته است. با اولویت دادن به این عناصر، سازمان‌ها می‌توانند تحقیقات را از تمرین‌های واکنشی به استراتژی‌های پیشگیرانه برای پیشگیری پایدار از تقلب و پاسخگویی حاکمیتی تبدیل کنند .

 

خلاصه کلام : برای ریشه‌کن کردن واقعی سوءرفتار مالی، بهترین شیوه‌های روشمند را با کمی درک انسانی ترکیب کنید. تحقیقات زمانی بهترین نتیجه را می‌دهند که استقلال، صداقت در شواهد، مصاحبه‌های اخلاقی و گزارش‌دهی شفاف در کنار هم قرار گیرند - بدون اینکه از منافع شخصی همه افراد درگیر غافل شویم.

این مقاله از پستی که گابریل جوزیا در لینکدین انجمن منتشر کرده، الهام گرفته شده است.

نویسنده مطلب به زبان اصلی: خانم اجه کارول- مدیر انجمن جهانی ریسک

منبع: سایت انجمن جهانی ریسک