واگذاری مسوولیت‌هاي مهم یکی از سختترین تصمیمات مدیران بخصوص در زمان رشد یک کسب و کار است. روش حرفه ای تفویض اختیار و مسوولیت کدام است؟
مدیران کسب وکارهای کوچک دوست دارند که همه کارها را خودشان انجام دهند. آنها محصولات و خدمات خود را می‌شناسند و میدانند که چه‌چیز را می‌خواهند ارائه کنند، چگونه تحویل دهند، چگونه به بازار عرضه کنند و پرداخت‌های آن چگونه باشد. اما هنگامی که فعالیت یک کسب‌وکار زیاد می‌شود، رسیدگی به همه امور مشکل می‌شود و مدیران مجبورند کارها را به تیمی جدید محول كنند. واگذاری مسوولیت‌هاي مهم یکی از سختترین تصمیمات مدیران است به‌خصوص اگر در زمان رشد کسب وکار اتفاق بیفتد.
نقش اصلی شما به‌عنوان مدیر یک کسب وکار، نظارت بر همه امور است.بايد توجه داشته باشيد كه شما باید برای اطمینان از درست انجام شدن کارها استراتژیهای درست را به‌کار ببرید تا به اين ترتيب افراد مناسب در جایگاههای مناسب گذاشته شوند.
شش استراتژی که به شما در اتخاذ تصمیم واگذاری امور و تفویض اختیار به افراد کمک می‌کند به شرح زیر است:
1. مشخص کنید چه کسی چه کاری را باید انجام دهد.
اگر به جای اینکه در راستای رشد کسب‌وکارتان افرادی را استخدام کنید، براساس نیاز این کار را انجام دهید، تعریف نقشها و مسوولیتها به راحتی از بین می‌رود. عناوین کلی و شرح شغلی نامشخص برای چند سال اول جوابگو است. ولی با رشد کسب وکار، سرمایهگذاران و کارمندان به دنبال ساختاری روشن هستند. عناصر ساختاری را با دقت تعریف کنید و یک چارت سازمانی تعیین كنید. سرمایهگذاران و تامین کنندگان به دنبال نقش و مسوولیتهای معین برای قضاوت در مورد پتانسیل کسب‌وکار شما هستند. کارمندان نیز به دنبال رضایت شغلی و رشد شخصی خواهند بود.در اولین فرصت استراتژی و ساختار را ایجاد کنید. باید صادقانه مهارت‌ها و توانایی‌های فردی را دریابید تا بتوانید از آنها در جایگاه مناسب بهره ببرید. یک گام به عقب برگردید و چگونگی رشد کسب‌وکارتان را ارزیابی کنید. ببینید برای رسیدن به موفقیت چه چیزهایی نیاز دارید، در مورد همه نقشها و افرادی که برای رسیدن به رشد و موفقیت نیاز دارید فکر کنید. حتی اگر نمیتوانید همه‌افراد موردنیازتان را استخدام کنید، بهتر است یک برنامه‌ریزی و خط مشی بلندمدت برای رشد کسب وکار داشته باشید.
2. وظایف و نتیجه موردانتظار هرکدام را مشخص کنید.
قبل از تفویض یک وظیفه، مشخص کنید که چه چیزی برای موفقیت آن لازم است و چگونه میخواهید این موفقیت را اندازه گیری کنید. سپس این تعاریف را با اعضای تیم درمیان بگذارید. بعد از تکمیل همه وظایف، با آنها به بررسی عینی نتایج بپردازید.
3. مسوولیت‌پذیری را ترویج دهید.
پس از اینکه نقشها و مسوولیتها را تعریف کردید، می‌توانید برایتوانمندسازی تیم خود اقدام کنید. دستورالعملها برای کارمندان خسته‌کننده هستند اما سپردن مسوولیت به آنها این‌گونه نیست. با دادن آموزشهای مرتبط به کارمندان می‌توانید الهام بخش آنان باشید و به آنها توضیح دهید که نقش آنها در پیشرفت و موفقیت کسب وکار بسیار موثر است، سپس مسوولیت کارها را به ایشان واگذار کنید.با ترویج مسوولیت‌پذیری در میان کارمندان، نیازی به کنترل جزئی کارها ندارید و زمان کافی را برای تمرکز روی نقش خود و لذت بردن از آن به‌عنوان یک مدیر خواهید داشت. برای پیشرفت کسب وکارتان باید حتما این کار را انجام دهید.
4. در فرآیند تصمیم‌گیري دموکراسی ايجاد كنيد.
زمینه مسوولیت‌پذیری را در کارمندان خود ایجاد کنید و به آنها اجازه دهید تصمیمهای مستقل بگیرند. این کار در ابتدا غیرممکن به نظر می‌رسد؛ ولی واگذاری کار به افراد توانمند، هم در زمان انجام کارها صرفه‌جویی می‌کند و هم از بحثهای بی‌نتیجه جلوگیری می‌کند. می‌توانید برای هر کارمند حد و حدود عملیاتی را که در آن مجاز به اتخاذ تصمیم است تعیین کنید و با دادن آزادي عمل رابطهای کارآمدتر و سرشار از اعتماد براي آنها ایجاد کنید.
5- استراتژی گروهی ایجاد کنید.
هنگامی که کارمندان را استخدام میکنید، مطمئن شوید که آنها اهداف کسب‌وکار را درک کرده اند و میدانند که نقش آنها برای رسیدن به این اهداف چه خواهد بود. به این ترتیب آنها میدانند که حتی برای انجام کوچک‌ترین وظایف و کارها باید چشم انداز کلی شرکت را در نظر داشته باشند. از آنجا که کارمندان برای دوره معینی استخدام میشوند، در شروع کار آنها را با استراتژیهای کسب وکار آشنا کنید و در جلسات برنامه‌ریزی هر سال شرکت دهید. آنها قسمت مهمی از کسب وکار شما هستند و ضروری است که اطلاعات و دانش آنها از کسب وکار به‌روز باشد.به‌عنوان مثال اگر شما وظایف فروش کالا را به افرادی واگذار کرده اید، آنها باید از دیدگاههای مشتریان مطلع باشند. اگر وظایف بازاریابی و تبلیغات را واگذار کرده اید، آن افراد باید دانش و درک بالایی از صنعت کسب وکار شما و آنچه که در این بازار رقابت سودمند است، داشته باشند.
6. رها کردن را بیاموزید.
هنگامی که کاری را واگذار می کنید و از کنترل شما خارج می‌شود، ممکن است زمانی فرا برسد که کارها براساس آنچه انتظار داشتید، پیش نرود. شما خودتان را مسوول این پیشآمد می‌دانید چون کنترل آن را به افراد دیگری واگذار کرده اید. بنابراین ممکن است دیگر به کارمندان اعتماد نکنید. به جای اینکه خودتان دوباره کنترل امور را به دست بگیرید، بهتر است که از این اتفاق درس بگیرید. ابتدا بررسی کنید که در موقعیت مشابه کدام کارها را متفاوت انجام می‌دهید. سپس در مورد آن با کارمندان صحبت کنيد و از آنها بخواهید که خود را در آن موقعیت قرار دهند و بگویند که اگر دوباره این اتفاق بیفتد چگونه آن را حل وفصل خواهند کرد. تا زمانی که همه اتفاقات را بررسی نکنید و همه اطلاعات را نداشته باشید، متوجه اشتباهات کار نخواهید شد، بنابراین یک نفس عمیق بکشید و با چشمانی باز همه اتفاقات را بررسی کنید تا در آینده بتوانید از پیش‌آمدن چنین اشتباهاتی جلوگیری کنید. در نگاه اول واگذاری مسوولیت به کارمندان بیشتر آزاردهنده است تا ارزشمند اما با انجام آن بلافاصله متوجه افزایش بهره وری در کارتان خواهید شد. کلید موفقیت در این کار انتخاب افراد مناسب برای واگذاری مسوولیتها است. این کار باعث رشد بیشتر کسب وکار شما خواهد شد.
منبع متن اصلی: Small Business
منبع عکس: اینترنت-Slideshare
منبع ترجمه: دنیای اقتصاد- مورخ 7 مهرماه 1395
ارسال نظرهای شما :