قبلا گفتیم که طی یک تحقیق، هوش هیجانی مدیران آمریکایی در سطح پایینی ارزیابی شده است. متاسفانه، بنظر می رسد این مشکل مختص مدیران و فقط  آمریکاییها نیست. به همین دلیل در اینجا روشهای ارتقاء هوش هیجانی و مهارتهای ارتباطی مدیران* را   بر می شمریم که امیدواریم بلاخص برای مدیران و سایر افراد در محیطهای کسب و کار مفید واقع شوند. لازم بذکر است که این مهارتها نقش بسزایی در افزایش تعلق سازمانی کارکنان دارند.

1- چگونه سر صحبت را با کارمند یا همکار خود باز کنیم؟ تمرین کنید که با دیگران گفتگوهای مختصری داشته باشید. تکنیک FORD می تواند در این مورد به شما کمک کند:

 F=Family(خانواده)، O=Occupation  (شغل)، R= Recreation (اوقات فراغت) ، D=Dream  (آمال و آرزوها)

برای هریک از موارد فوق، به چند سوال ساده و مختصر فکر کنید. می بینید که با گفتگو درباره این مسایل، براحتی می توانید با کارکنان خود ارتباط برقرار نمایید.

2- سوال بپرسید و آن را تکرار کنید. یک استراتژی ساده، پرسیدن یک سوال و تکرار آخرین کلماتی است که به شما گفته شده است. وقتی چند کلمه آخر صحبت فرد را تکرار می کنید، در واقع نشان می دهید که به گفتگو علاقمندید. این کار به شما در ادامه گفتگوکمک می کند. سوال بپرسید ودر پاسخ دادن مشارکت نمایید. به یاد داشته باشید که علاقمندی واقعی به گفتگو با افراد بسیار تاثیرگذارتر از وانمود کردن به این کار است.

3- هرگز نام طرف مکالمه را فراموش نکنید که این کار یک گناه نابخشودنی است. اگر اسم فردی ، طولانی یا سخت است ، از او بپرسید چگونه نام خود را تلفظ می کند.

4- به موقع قدردانی کنید. هیچ فرصتی برای قدردانی از کارمندان خود را از دست ندهید. اصطلاحا تا تنور داغ است، نان را بچسبانید. قدردانی که پس از هفته ها یا ماهها انجام شود، فاقد جذابیت لازم است.

5- پیام خود را متناسب با شنونده، تغییر دهید. برخی افراد، درونگرا و برخی برونگرا هستند. بعضی ها به گفتگوهای کوتاه پاسخ می دهند و برخی ترجیح می دهند که درسکوت به صحبتهای دیگران، گوش بدهند. افراد شب زنده دار و سحرخیز، اغلب دارای انرژی زیادی هستند. جوانها سبک تعاملشان با بقیه فرق دارد و بیشتر مشتاق گرفتن بازخورد(فیدبک) هستند تا صحبت خشک و خالی. توجه و حساسیت به شنونده و تنظیم پیام خود به فراخور تیپ شخصیتی افراد، در افزایش تعلق سازمانی آنها بطور خاص و گفتگو بطور عام، نقش حیاتی دارد.

6- پیام خود را روشن و کوتاه بگویید. معمولا ما ایمیلهای طولانی می زنیم یا صحبتهای کشدار می کنیم ولی در پایان، دیگر کسی علاقه ای به خواندن یا شنیدن ندارد. تکنیک BRIEF  در این مورد به شما کمک می کند:

Background= پیش زمینه- مساله را ریشه یابی کنید و ببینید مشکل از کجا نشات گرفته است.

Reason= دلیل- توضیح دهید که چرا صحبت می کنید و به چه دلیل، دیگران باید به حرفهای شما گوش کنند.

Information= اطلاعات- دو یا سه نکته اساسی را بیان کنید که می خواهید با افراد در میان بگذارید.

End= پایان- گفتگو را با ذکر مراحل بعدی و انتظارات از افراد پایان دهید.

Follow up= پیگیری - پیش بینی سوالاتی را بکنید که احتمالا افراد از شما خواهند پرسید و آمادگی پاسخگویی را داشته باشید.

امیدواریم نکات فوق، دربرقراری ارتباط موثر با همکارانتان مفید واقع گردند. لطفا ما را از نظرات خود آگاه فرمایید. سپاسگزار

* منبع: TLNT.com-  ترجمه: مدیریت سایت