مجله فوربس با یک فرمول سه مرحله ای و ساده نشان می دهد چگونه می توان اعتماد به نفس سازمانی  ایجاد و نتیجه ی آن را به سرعت مشاهده نمود.

مقدمه- خانم ایکس، مدیرعامل یک شرکت تولیدی است که به شدت درگیر برنامه ریزی سناریو، تنظیم استراتژی نگهداشت تیم و اطمینان از پرداخت به موقع حقوق و مزایای مناسب به آنها بوده است. وی اکنون و در پایان ماه ژوئن می گوید: فکر می کنم برای مرور رویدادها و درس آموخته های نیمه اول سال 2020 باید مدتی استراحت کنم. شخصا فکر میکنم این ایده خوبی است که به خود استراحت کوتاهی بدهید و با استفاده از تجربه نیمه اول سال به شش ماهه دوم و حیاتی کسب و کار خود فکر کنید. تجربه همکاری من به عنوان مربی اجرایی با برخی از 500 شرکت برتر فورچون ( (Fortune 500 و همچنین شرکت های نوپا و استارتاپ این است که پایان مقطع نیم ساله اول، زمان مناسبی برای نگاه به اعتماد به نفس سازمانی شماست، به خصوص در سال جاری و ایام کرونایی که کارمندان شرکتها و سازمانها دستخوش تحولات و حتی آسیب های بسیاری شده اند.

عناصر اصلی اعتماد به نفس سازمانی- برای بررسی این مساله من 3 عامل اصلی اعتماد به نفس سازمانی را شناسایی و چارچوبی تهیه کرده ام که شامل ارتباطات، همکاری و مربیگری میشود. تجربه نشان داده اگربه این سه معیار به سختی  پایبند باشید، اعضای تیم شما با هدف پیش می روند ولی اگر شما در این راه متزلزل شوید، آنها  نیز متزلزل شده و نهایتا وقت و انرژی سازمان شما تلف می شود. لطفا توجه فرمایید که اعتماد به نفس سازمانی با اعتماد به نفس شخصی شما متفاوت است. حتی اگر اعتماد به نفس شما کم باشد، باز هم شما می توانید نظامهایی را درمحل کار خود به اجرا بگذارید تا مطمئن شوید شرکت شما فارغ از احساسات شخصی و با دقت و سرعت در حال حرکت و پیشروی است. در اینجا آنچه برای ایجاد اعتماد به نفس سازمانی لازم است را به اختصار برایتان بازگو می کنم:

1- برقرار ارتباط کارساز است:

کارکنان شرکت و اعضای تیم شما باید اوضاع شرکت را بدرستی درک کنند تا بتوانند پیشرفت نمایند. به بیان دیگر، همه کارکنان سازمان شما از صدر تا ذیل باید چشم انداز، مأموریت ، استراتژی و برنامه عملیاتی سال جاری را درک کنند.  آنها باید بدانند شغل شان چگونه در تصویر بزرگتری ازطرح کسب و کار قرار می گیرد، نقش آنها چیست و چه کاری از آنها در جهت موفقیت سازمان انتظار می رود؟

پیشنهاد- اعضای تیم می توانند برقراری ارتباط سالم را به راحتی و  با گوشت و پوست شان حس کنند. این امر در صورتی به تحقق می پیوندد که یک سیستم برقراری ارتباط سازمانی در شرکت خود دشته باشید که همچون یک آینه بتوانید تصویر بزرگتر و کامل تری از خود و دیگران را در آن ببینید. همچنین باید بتوانید به سرعت و سهولت در مورد چگونگی نقش خود در تصویر کلان سازمان با سرپرست یا مدیرتان صحبت کنید.( جلسات مرتب و در فواصل زمانی مشخص ولو مجازی می تواند به این امر کمک نماید)

2- جلب همکاری دیگران زمانبر ولی ضروری است. 

کار با دیگران همیشه از پیچیدگیهای خاصی برخوردار است. اکنون که بسیاری از افراد فقط از طریق ویدئو یکدیگر را می بینند و در راهروها به یکدیگر بر نمی خورند، این کار سخت ترهم می شود چون عاملی به نام تعاملات انسانی در مراودات روزمره وجود ندارد. در عین حال، همکاری بین اعضای یک تیم و کل شرکت ضروری است زیرا افرادی که کاری را انجام می دهند باید مستقیماً با یکدیگر تعامل داشته باشند وگرنه برای حل مشکلات روزمره و جاری به شما و سایر مدیران متکی شده و همه چیز کند پیش خواهد رفت.

پیشنهاد اول - شفافیت در ساختارسازمانی و نحوه تقسیم وظایف- اطمینان حاصل کنید اعضای تیم شما می دانند از آنها دقیقا انتظار چه نوع همکاری را دارید؟ آنها باید بدانند که با چه کسانی همکاری می کنند و نیروی پیش برنده ی کار کیست یا چیست؟ آیا بهتر است جلسات تک به تک و رو در رو و منظم یا جلسه تیمی و آنلاین درباره مرورمیزان پیشرفت کار یا پروژه های خاص داشت؟ اگر افراد دراین موارد دچار سردرگمی شده اند یا پاسخی دریافت نکرده اند ، به آنها کمک کنید تا مشکل را پیدا و آن را برطرف نمایند. بیشترین و مهترین دلیل وجودی شما به عنوان یک رهبر، کمک به دیگران است تا در وهله اول به کشف و سپس به رفع موانع همکاری مشترک با دیگران بپردازند.

پیشنهاد دوم- ایجاد ساز و کارهای مشخص برای ارتقا روحیه تیمی- مکانیزمهایی را فراهم کنید که افراد به صورت مجازی وغیر رسمی با یکدیگر ملاقات کنند. بودجه ای برای صرف ناهاربا سایر همکاران در یک رستوران خوب در نظر بگیرید و جلسات غیررسمی یا داشتن ساعات شاد مجازی را تشویق کنید. یكی از مدیران هفتگی اسلایدی را برای همه اعضای تیم ارسال می كند كه پروژه های انجام شده و كسانی را كه در آنها نقش ایفا كرده اند را به وضوح و شفاف نشان می دهد. مدیرعامل دیگری یک جلسه هفتگی با عنوان "جمعه ها برای همه" تعریف کرده است. این جلسات قبلاً حضوری بود و اکنون به صورت مجازی برگزار می شود. هر فرد در گروه 40 نفره پروژه شخص دیگری را معرفی میکند که آن هفته "پیروزی" متعلق به اوست. این یک راه جالب برای ایجاد یا جلب اعتماد با ستایش دیگران و اعتبار بخشی به دیگران به خاطر کارهایشان است.

3- مربیگری طول می کشد ولی موثر است. 

مربیگری برای کمک به افراد ضروری است تا آنها بازخورد  کارهایشان را ببینند. این کار  به رشد و پیشرفت آنها کمک کند.  پس دو نکته مهم وجود دارد. اول اینکه بازخورد مثبت باعث ایجاد اعتماد به نفس می شود. دوم اینکه اگر افراد به طور جدی در حال یادگیری مهارت های جدید نباشند همیشه مجبور خواهید بود از نزدیک آنها را مدیریت کنید. 

چالش- من متوجه شده ام رهبران غالباً با کوچینگ و مربیگری احساس راحتی نمی کنند، بخصوص حالا که  بیشتر جلسات ویدئویی و از راه دور انجام می شود. این یک مشکلی اساسی است، چون معمولا  رهبران برای ارتقاء مهارت های تیمی از تحسین یا تشویق سازنده دیگران خودداری می کنند و تصور می کنند که  کارهای مهم تری دارند. بعلاوه، بسیاری از مدیران از اینکه ممکن است باعث ناراحتی کارمندانشان  شوند خجالت میکشند و در نتیجه از صحبت کردن با آنها خودداری می کنند. به همین دلیل است که رهبران سازمانی اغلب شانس مربیگری موثرکارمندان خود را از دست می دهند. عدم مربیگری مستقیم منجر به عدم اعتماد به نفس سازمانی می شود. هنگامی که رهبران ضمن تعامل و حین کوچینگ کارمندان، برانجام کاری نظارت نمیکنند، نمی توانند واگذاری مسئولیت را به درستی به انجام برسانند و این کار نهایتا منجر به عدم بهبود مهارت های خود و کارمندان شان می شود. 

پیشنهاد- ساز و کار یا یک فرهنگ سازمانی ایجاد کنید که در آن مدیران در همه ی سطوح بطور اتوماتیک نقش مربی و کوچینگ دیگران را به عهده بگیرند. مثلا می توانید هر سه ماه تیم اجرایی و مدیران ارشد سازمان را گرد هم آورید و بررسی کنید چگونه مربیگری باعث شده مهارت های مدیران و کارکنان شان بهبود یابد. می توانید با مربیگری فعالانه و صحبت کردن در مورد آن ، الگوی خوبی برای دیگران باشید و به سایر افراد ارشد در سازمان یادآوری کنید که این بخش مهمی از شغل آنها به عنوان یک مدیر و رهبر سازمانی است

سخن پایانی:

اعتماد به نفس سازمانی در حال حاضر عنصری حیاتی است. از چارچوب فوق استفاده کنید تا ببینید چگونه می توانید کارها را به انجام برسانید و در چه بخشهایی باید تلاش بیشتری کنید.

 منبع: فوربز/ فوربس- تاریخ نشر: 30 ژوئن 2020 برابر با 10 تیر ماه 1399

لینک متن به زبان اصلی:

https://www.forbes.com/sites/alisacohn/2020/06/30/build-your-organizational-confidence/#2202245f19a4