دور کاری چابک واقعیت است یا افسانه؟ چگونه یک کسب و کار می تواند ضمن دورکاری، چابک بماند؟ راه حل گروه مشاوره مدیریت بوستون (BCG) را می خوانیم.

یكی از اصول سازمان های چابک ، کار تیمی است. مطالعات زیادی نشان می دهند تیم هایی که در یک مکان و با هم کار می کنند ، بهره وری و اثربخشی بیشتری دارند و تصمیم های بهتری می گیرند. بنابراین ، چه اتفاقی می افتد که یک اختلال مانند ویروس کرونا روی می دهد؟ آیا غیرممکن  است که یک واحد اقتصادی، در حین دورکاری، چابک عمل کند؟ آیا اعضای یک تیم که در مناطق جدا از هم در منزل یا مناطق دور افتاده کار می کنند هنوز هم می توانند چابک عمل کنند؟

پاسخ مثبت است ، اگرچه بیشتر تیمها - به ویژه تیمهایی که اخیراً تشکیل شده اند - افت خروجی یا تولید را تجربه خواهند کرد، ولی این مورد خاص نباید برای صاحبان کسب و کار موجب نگرانی شود. اتفاقا شواهد زیادی وجود دارند که نشان می دهند می توان دور کاری را به عنوان یک تفاوت در کسب و کارپذیرفت. ما همچنین دریافتیم که چابکی سازمانی، کار از راه دور را آسان تر می کند.

اصول دور کاری چابک

 بسیاری از شرکتهایی که به روش چابک کار می کنند می گویند که اصول اساسی زیر به آنها کمک می کند تا از دورکاری به طور موثرتری بهره برداری نمایند

اولویت بندی سفت و سخت - تعیین بک آپ یا همان همکاران پشتیبان در زمان عدم حضور فیزیکی در سازمان  و اصلاح مداوم لیست افراد جایگزین باعث می شود پرسنل و تیمهای کاری حتی در صورت دور بودن بتوانند روی با ارزش ترین موارد از نظر مدیریت کار کنند. 

کار در تیم های خودمختار کوچک و چند منظوره - تیم های کوچک انعطاف پذیری ایجاد کنید که در صورت لزوم تغییر جهت سازمان را آسان نمایند. 

ریتم منظم جلسات - برگزاری منظم جلسات به کمک فناوری به مدیریت سازمان کمک می کند مطمئن شود که همه افراد همسو هستند و هنگامی که کارکنان شرکت در خانه کار می کنند،  همکاری لازم بین آنها برای انجام سریع و موثر کارها وجود دارد.

رهبری چابک - رهبران خوب بر روی نتایج و اهداف مشخص تمرکز می کنند و به تیمهایشان این امکان را می دهند که به یک دید مشترک برای پیشبرد اهداف سازمان دست یابند.  

در اصل، چابکی سازمانی بیشتر مجموعه ارزشها، اصول و رفتارها است تا مجموعه ای از شیوه های خاص مدیریت. تیمهایی که به اصول وارزشهای سازمانی وفادارند، می توانند تا زمانی که زندگی و کسب و کار به روال عادی خود برگردد، مؤثرترعمل کنند. در این مرحله، تیمها باید نهایت تلاش خود را بعمل آورند.

هدف اصلی کسب و کار چیست؟

همانطور که قبلاً گفتیم تیمهای کوچک، عملکردی و توانمند، هسته هر سازمان چابکی هستند. توانایی کار کردن به طور خود مختار( یا با حداقل نظارت فیزیکی) باعث ایجاد حس مالکیت، تعلق سازمانی و خلاقیت می شود و به تیم ها این امکان را می دهد تا سریعتر تصمیم بگیرند و حرکت کنند. اما درجه بالایی از استقلال فقط در شرایطی تفاق می افتد که تعادل یا هم ترازی بالایی در سطح تمام تیم های سازمان و در بین اعضای آنها وجود داشته باشد.اهمیت این تعادل در زمان دورکاری بیشتر احساس می شود.

رهبران چابک باید به طور مضاعف اطمینان حاصل کنند که تیمها در همراستا با هدف، استراتژی و اولویت های کلی شرکت فعالیت می کنند. رهبران سازمان نیاز دارند با کارکنان خود ارتباط موثر برقرار کنند و دلایل یا چرایی موضوعات را توضیح دهند تا اعضا بر اهداف تیم خود و ارتباط آنها با اهداف  کلان کسب و کار تمرکز نمایند.

هر چند در شرایط عادی ، برقراری این تعادل سازمانی باعث پیشبرد استقلال سازمانی می شود، اما در شرکتهایی که دارای پراکندگی جغرافیایی هستند یا وقتی تیمها جدا از هم کار می کنند، این تعادل بیشتر از هر زمان دیگری اهمیت می یابد.

اولویت بندی

برگزاری منظم جلسات مجازی به ایجاد ساختار سازمانی جدید و عادی بودن روز های کاری در زمان دورکاری  کمک می کند. جلسات مشترک هفتگی به مدت 60 تا 90 دقیقه وتماسهای مجازی  تیمها برای بحث در مورد پیشرفت کار یا پروژه ها، پیش بینی کارهای هفته آینده، باعث می شود  کانال ارتباطات رسمی از مدیریت به سایر سطوح سازمان جاری شده و در عین حال امکان بروز ریسک یا مشکلات جدیدی هم وجود دارد.

 توصیه می کنیم روزانه 15 تا 30 دقیقه به آماده سازی تخصیص دهید. آماده سازی روزانه شامل بررسی روند پیشرفت کار نسبت به روزیا روزهای قبل، برنامه ریزی برای امروز و مشخص کردن هرگونه مسئله یا مشکل گلوگاهی و مسدود کننده می شود. علاوه بر این، بایستی از جلسات مجازی (استفاده از ویدئو کنفرانس در صورت امکان) و پیام رسانی فوری در صورت لزوم برای گپ زدن با همکاران در مورد کار و سایر موارد استفاده نمود.

این کار کمک می کند تا رهبران نسبت به تقویم کاری و تعهدات سازمانی خود شفاف باشند. مثلا آنها باید برنامه های کاری خود را در تقویم آنلاین با همکارانشان به اشتراک بگذارند تا همکاران بتوانند در دسترس بودن آنها را ببینند. همچنین مدیران و رهبران سازمان باید بخش مناسبی از وقت خود را برای برگزاری منظم و به موقع جلسات آنلاین تخصیص دهند.

استفاده از ابزارهای مجازی

یک خبر خوب این است که امروزه ابزارهای مجازی زیادی وجود دارند  که می توانند به شما کمک کنند. از ابزارهای کنفرانس های صوتی و تصویری مانند Webex و Zoom استفاده نمایید.  شرکت های بزرگتر می توانند از شبکه های خصوصی مجازی خود استفاده کنند.

 ارتباط همیشه فعال در ساعات کاری می تواند ارتباطات غیر رسمی و رسمی را بین اعضای تیم تسهیل کند. تماس های مکرر یا کنفرانس در روزهای اولیه کار از راه دور می تواند به افراد کمک کند تا با روش جدید تعامل در سازمان آشنا و با آنها سازگار شوند. توانایی مرخصی موقت یا بریک آوت - یعنی توانایی اعضای تیم برای شرکت در جلسات یک به یک در عین حال حضور در  یک گردهمایی مجازی بزرگتر- نیز یکی از مؤلفه های مهم شبیه سازی محیط کار واقعی است.

تخته سفید مجازی یکی دیگر از ابزارهای مفید برای غلبه بر جدایی فیزیکی است. ابزارهای دیگر و سیستم عامل های پیام رسانی کار گرا مانند Slack نیزجهت تداوم همکاری در زمان دورکاری وجود دارند.*

برنامه ریزی دورکاری

تماس های مکرر یا کنفرانس در روزهای اولیه کار از راه دور می تواند به افراد در سازگاری آنها با اوضاع جدید کمک کند. برنامه ریزی نحوه کار از راه دور ، می تواند به تجزیه و تحلیل  فعالیتهایی که به طور معمول در طی یک روز اتفاق می افتند کمک کند. به این فکر کنید که کدام فعالیت در کدام قسمت دفتر فیزیکی رخ می دهد.  این فضاها یا اتاقها با استفاده از انواع ابزارهای مجازی قابل بازآفرینی هستند. مشارکت اعضای تیم در یک تور مجازی در محله های مجازی خود می تواند آنها را با روش همکاری از راه دور سازگار کند.

 

خلق فرهنگ تیمی مجازی 

رهبران خوب به دنبال روشهای ابتکاری برای ایجاد صمیمیت بین اعضای تیم به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی هستند. این مساله ممکن است دشوارترین و مهمترین بخش کار از راه دور  باشد.  فرهنگجنبه ای  نامشهود اما مهم در محیط کسب و کار است.  هنگامی که تیم ها از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، احتمال دارد بخشی از این فرهنگ سازمانی از بین برود چون ابزار وامکاناتی مثل آبسردکن یا اتاق ناهار خوری در فضای مجازی وجود ندارد که جا انداختن فرهنگ سازمانی را تسهیل نماید.

رهبران یا مدیران سازمانی موفق بدنبال روشهای ابتکاری برای ایجاد احساس فرهنگ مشترک در بین اعضای تیم هستند. رهبران یا مدیران سازمان می توانند اعضای تیم را به محیط کار جدید و مجازی دعوت نمایند. آنها حتی می توانند عکس های شخصی خود را به اشتراک بگذارند یا یک سفر مجازی را در دفتر- خانه یا حتی خانه و محله مجازی خود انجام دهند یکی از همکاران ما اخیراً در مورد تجربیاتش نوشت که فاصله فیزیکی را با صمیمیت اجتماعی مجازی جایگزین کرده است.( لینک به زبان اصلی)**

روش دیگر تعیین وظایف به اعضای تیم برای اطمینان از تمرکز و تشویق به برقراری تعامل است.  مثل"استاد سوراخ خرگوش " نباشید به ما یادآوری می کند مراقب باشیم که تیم در بحث های غیر ضروری گیر نیفتیم. یک استاد ذن  ( تمرکز معنوی) می گوید برای دستیابی به تمرکز بایستی سطح انرژی تیم در بالاترین حد ممکن باشد. بنا براین گاهی یکی از مدیران یا اعضای تیم باید وظیفه " وقت نگهداری"(  time boxing) را به عهده بگیرد.

اصول خلق فرهنگ سازمانی

رعایت سه اصل زیر به ایجاد فرهنگ سازمانی کارآمد کمک می کند.

همدلی - برخی از افراد درباره مورد اختلال در محیط کار نسبت به سایرین با سرعت بیشتری واکنش نشان می دهند. برای مثال افرادی که فرزند دارند؛ ممکن است بیشتر از سایرین از خانه کار کنند. این نکته را در نظر بگیرید که نظرهر کسی در این مورد احتمالا متفاوت خواهد بود. بنابراین، درمورد دیدگاههای مختلف به صراحت صحبت کنید. اعضای تیم که از شرایط یکدیگر آگاه هستند می توانند تا زمانی که زندگی و تجارت به روال عادی خود برگردد ، مؤثرتر عمل کنند. 

شفافیت - در شرایطی که تنها مساله قطعی، عدم اطمینان است، رهبران باید تلاش بیشتری کنند تا کاملاً شفاف در مورد کار خود ،مهلت انجام کارهای جاری و پاسخ هایشان عمل کنند. حتی اگر جواب آنها این باشد که "الان ( پاسخ سوال شما را) نمی دانم ". 

ایجاد حس مالکیت و تعلق سازمانی - گفتگو بین همکاران را تشویق کنید. گفتگو و چت دوستانه می تواند یخ روابط سازمانی را آب کرده و برای برای حفظ روابط کاری پرسنل مهم است. همه مکالمات آنلاین نباید در مورد کار باشد. می توانید از همكاران خود بپرسید كه چگونه آنها با چالش دورکاری مقابله می كنند یا چطور با فرزندانشان در این مورد کنار می آیند؟

سخن پایانی 

در حالی که هیچ کس نمی داند بحران کوید 19 دقیقا چه مدت ادامه خواهد داشت ولی به نظر می رسد بسیاری از ما برای حداقل چند هفته یا حتی چند ماه ، دور کاری  خواهیم داشت. در این برهه از زمان،  تمرکز بر بهره وری کامل ضروری نیست.  اما با یک رویکرد چابک،  تیمها می توانند به طور مؤثرتری کار کنند و در نتیجه در آینده، انعطاف پذیر تر عمل خواهند نمود.

منبع: سایت گروه مشاوره مدیریت بوستون (BCG)- تاریخ نشر: 24 مارس 2020 مطابق با 5 فروردین 1399- تاریخ دسترسی: 16 فروردین 1399

 

* جهت کسب اطلاع درباره سایر ابزارهای مجازی و دسترسی به متن کامل مطلب به زبان انگلیسی به لینک زیر مراجعه نمایید:

https://www.bcg.com/publications/2020/remaining-agile-and-remote-through-covid.aspx

 

** البته توجه به تفاوتهای فرهنگی کشورمان و سبک مدیریت بایستی حتما مد نظر قرار گیرد تا در دوره بعد از پایان دورکاری، مدیریت پرسنل چالش برانگیز نشود.

منبع عکس: اینترنت، سایت مدیوم.