دو نفر از مدیران ارشد موسسه خدمات مشاوره مدیریت  PwC با انتشار این مقاله در مجله کسب و کار هاروارد روشی عملی برای تحول در کسب و کار سازمانها با کاهش استراتژیک هزینه ها را ترسیم نموده اند که با هم می خوانیم.

معرفی :

این مقاله توسط دو نفر از مدیران ارشد موسسه خدمات مشاوره مدیریت  پی دبلیو سی( PwC) در مجله کسب و کار هاروارد  یا همان Harvard Business Review   چاپ شده است*. آقای وینای کوتو یکی از نویسندگان این مطلب است که اخیرا کتابی هم  با عنوان "روش برازنده برای رشد : راهنمایی برای کاهش استراتژیک هزینه، تجدید ساختار و بازسازی" منتشر نموده است. سایت آمازون** در مقدمه و معرفی کتاب می آورد: روش Fit for Growth  رهیافت منحصر بفردی در زمینه  تحول کسب و کارهاست که بطور مشخص، استراتژی رشد را به مدیریت هزینه و تجدید ساختار سازمانها مرتبط می سازد. متخصصان واحد استراتژی موسسه خدمات مشاوره مدیریت  PwC با بیش از 70 سال تجربه و تحقیق گسترده دراین زمینه، چارچوبی موفقیت آمیز ترسیم کرده اند که به مدیر عامل و مدیران ارشد سازمانها کمک می کند سازمانهای خود را با رشد پایدار و سودآور متحول کنند. این روش به استراتژی، ساختار می دهد و در عین حال، تغییر پایدار در سازمان را نهادینه و تشویق می نماید. این موسسه با داشتن صدها مشتری  و پیاده سازی موفق استراتژی برای آنها،  توانسته به مدیریت میانی و ارشد سازمانها کمک کند که پروژه مدیریت مداوم هزینه را از آن خود بدانند و حتی در دوران سخت تحول، کامیاب شوند. تمرکز این فرآیند بر حفظ عملکرد عالی و ایجاد تغییرات اساسی ضمن تجدید ساختارسازمان و کاهش هزینه هاست. در ادامه، خلاصه این مطلب را می خوانیم.

مقدمه:

فزونی هزینه از بودجه پروژه ها تجربه عمدتا ناخوشایند و مشترک بسیاری از مدیران ارشد سازمانهاست. راستی، در طول چند سال گذشته چند روش ابتکاری برای کاهش هزینه ها بکار گرفته اید؟ از آن مهمتر، چقدر از آنها جهت تحول، موفقیت و رشد سازمان خود استفاده کرده اید؟ متاسفانه، پاسخ اکثر مدیران به سوال اول، خیلی زیاد و به سوال دوم، هرگز است. این پدیده، ضعف مدیریت هزینه نامیده می شود. ما ضمن تحقیق برای نگارش کتاب خود دریافتیم دلایل عمده ای که اکثر شرکتها از این مشکل رنج می برند، اینست که کاهش هزینه را به استراتژی شرکت ربط نمی دهند و کاهش هزینه ها پایدار نیست. اکثر شرکتها مساله ی کاهش هزینه ها راتا زمانی که به مشکلی برنخورده اند به تعویق می اندازند و آن موقع هم دیگر فرصتی برای کاهش بلند مدت هزینه ها نیست!

انواع هزینه ها:

برخلاف اکثریت، موفق ترین شرکتها، مدیریت هزینه ها را پشتوانه ی  استراتژی خود می دانند و هزینه ها را سرمایه گذاری باارزشی می دانند که سوخت (موتور) رشد سازمان آنها را فراهم می کند. آنها پول خود را جایی می گذارند که(قلب) استراتژی آنهاست، بطور پیوسته هزینه های بد ( نامتناسب با استراتژی) را کاهش می دهند و منابع را به سمت هزینه های خوب( همراستا با استراتژی کلان سازمان) هدایت می کنند. راستی، اگر مخارج سازمان را به مکانهای درست هدایت نکنیم، چه شانسی برای رشد سازمان داریم؟!

تیم مدیریت در چنین سازمانهایی تلاش فراوانی  را صرف شناسایی و سرمایه گذاری جدا کردن هزینه های خوب از کل مخارج سازمان می کنند تا  سوخت مزیت رقابتی منحصر بفرد آنها تامین گردد. به عبارت دیگر، این سازمانها، الکی و بدون برنامه پول خرج نمی کنند بلکه جهت حمایت از مهمترین نقاط قوت شان، سرمایه گذاری می کنند. این امر باعث می شود که سازمانهای جهانی و پیشرو مثل آمازون، Frito-Lay ، ایکیا و استارباکس بتوانند ارزش منحصر بفردی به مشتریان خود ارائه دهند.

یک مثال موفق

در ادامه، نویسندگان به روش داستان سرایی، به انتقال یافته های خود در شرکت  فریتولی تحت مدیریت عامل آقای Roger Enrico در سال 1991 پرداخته اند که خلاصه ای از آن را می خوانیم. این شرکت در زمینه توزیع مویرگی و پخش کالا به فروشگاهها فعالیت می کند. در آن زمان، شرکت می خواست ضمن ارائه ی محصولات جدید به بازار، مزیت منحصربفردی را در زمینه ی تحویل مستقیم کالای مناسب به مشتری مناسب در زمان مناسب  خلق نماید. اینکار مستلزم تامین مالی گسترده ای بود. آقای انریکو، بجای تامین مالی از خارج شرکت ( و مثلا استقراض از سیستم بانکی!) ساختار سازمان بخصوص در بخش مدیریت را کاهش داد. وی با کاستن از لایه های مدیریت و کاهش 40 درصدی هزینه های اداری و تشکیلاتی توانست 100 میلیون دلار را آزاد و صرف سرمایه گذاری در استراتژی فوق نماید. اگرچه این فرآیند دردناکی بود که شامل وقایع تلخی- همچون حذف 1800 پست مدیریت میانی و ارشد طی یک روز و نیز کنارگذاری برخی از روشهای دست و پاگیر مدیریتی- هم می شد. ولی این رویکرد راهبری واکنش گرا،  باعث شد که سطح پاسخگویی مدیریت افزایش یافته و امروزه فریتولی ضمن " تسخیر خیابانها" در بازارهای هدف خود، صاحب برندی به ارزش یک میلیارد دلار باشد.

ملاحظات اجرایی

به نظر می رسد با توجه به اهمیت مساله اشتغال و تولید و تفاوت قوانین کار در ایران با سایر کشورها، برنامه ریزی و پیاده سازی چنین سیاستهایی باید با بررسی همه جانبه، برنامه ریزی کامل، بدور از هرگونه شتاب زدگی و درزمان مناسب صورت گیرد.

راهکارهای کاهش استراتژیک هزینه ها

نویسندگان جهت مدیریت مناسب هزینه ها 5 تغییر عمده در طرز تفکر مدیریت mindset shifts را بشرح زیر پیشنهاد می کنند:

1- هزینه ها و استراتژی کلان سازمان را به همدیگر مرتبط سازید. از هر فرصتی در جهت کاهش هزینه ها و هدایت آنها جهت سرمایه گذاری و  تقویت موقعیت ارزشی  value proposition کسب و کارتان بهره بگیرید. بودجه سالانه  و  برنامه های مالی چند ساله را در راستای استراتژی کلان سازمان ترسیم نموده و  توسعه دهید. اولویتهای لازم در جهت پیاده سازی استراتژی کلان کسب و کار را در برنامهای فوق، لحاظ نمایید. سرمایه گذاری چند ساله در توانمندیهای منحصر بفرد سازمان، باعث تمایز کسب و کار شما از سایرین و پیاده سازی موفق استراتژی مورد نظر شما می شوند.

2- هزینه ها را برحسب توانمندی سازمانی خود بررسی و در مورد آنها مجددا فکر کنید. همچنین با تجدید نظر در نحوه ی بودجه بندی، آثار استراتژیک الگوی مخارج فعلی خودرا ترسیم کنید. توجه کنید که در روشهای سنتی بودجه بندی، سرمایه گذاری در توانمندیهای سازمانی اغلب لابلای بودجه های عملیاتی مدفون می گردد. البته این کار ساده ای نیست چون بیشتر روشهای فعلی ردیابی هزینه ها، به تخصیص هزینه ها به توانمندیهای سازمانی نمی انجامد. روش پیشنهادی ما در عین حالی که احتمالا دارای تبعات عملیاتی بوده و آثاری بر فرهنگ سازمان برجای می گذارد، این حسن را دارد که  مدیران ارشد را درگیر مباحث سازنده ای می کند که به کامیابی کسب و کار شما در بازار هدف منجر می شود.

3- تمام هزینه های مربوط به فعالیت های شرکت را لیست کرده ، آنها را به یک " پارکینگ فرضی" منتقل کرده و با بررسی تک تک آنها، هزینه های ضروری را به فرآیند برنامه ریزی برگردانید. به این ترتیب، مزایای انحصاری شما، منابع لازم برای شکوفایی و رسیدن به منصه ظهور را دریافت می کنند. این سیستم بودجه بندی بر مبنای صفر، شما را از شر روشهای سنتی هزینه یابی خلاص می کند که فقط هزینه های سال قبل باضافه ی درصدی افزایش را شامل می شدند.

4- برنامه مدیریت هزینه ها را پایدار نمایید. با تدوین سیستمهای مالی شفاف پیرامون هزینه های خوب که مرتبط با توانمندیهای انحصاری شما هستند و هزینه های بد، فرهنگ سازمانی خود را معطوف به تفاوت این هزینه ها نمایید. ارتباط نزدیکی بین فرآیندهای بودجه سالانه و برنامه استراتژیک خود برقرار سازید. کاری کنید که کارکنان شرکت نسبت به هزینه ها هوشیار شده و احساس مالکیت نسبت به پروژه ی کاهش هزینه ها به فرهنگ سازمانی تبدیل شود، طوری که انگار که کارمندان شرکت قرار است هزینه های شرکت را ازجیب خود پرداخت نمایند، حتی اگر هیچ کس شاهد آنها نباشد!

5- فعالانه وعملگرایانه اقدام کنید.اصطلاحا وقتی آسمان آفتابی است، سقف خانه را تعمیرکنید. چون وقتی به مشکل برخوردید، امکان دارد نتوانید تصمیم درستی بگیرید. ایجاد سیستم مدیریت مداوم هزینه ها و برقرای ارتباط بین استراتژی کلان سازمان و هزینه ها بهترین روش برای اطمینان از این امر است که شرکت فیت می ماند و از قد و قواره نمی افتد. مدیریت هزینه به این روش، به سازمان شما آزادی عمل می دهد که تصمیمات درستی را در بلند مدت بگیرید. تصمیماتی که لازم است اتخاذ شود تا بتوان به استراتژیهای کلان سازمان جامه عمل پوشاند.

 

در صورت علاقمندی، متن کامل به زبان انگلیسی را اینجا بخوانید. سپاسگزار

* مورخ 10 مارس 2017 برابر با 20 اسفندماه 1395

** دسترسی مورخ 30 اسفند 1395 معرفی کتاب آقای کوتو

منبع عکس: اینترنت، سایت آمازون، عکس کتابی با همین عنوان 

ارسال نظرهای شما :

نظری ثبت نشده است.